Skip navigation

Khi lap ke hoach cho chuong trinh Event, ban can luu y mot so dieu co ban sau:

Du phong nhung yeu to bat ngo: Bat cu chuong trinh nao cung duoc len ke hoach truoc do it nhat 1 vai thang( tuy theo quy mo), tat ca deu duoc chuan bi kha ky luong. Tuy nhien, trong mot so tinh huong, ban phai du phong cho cac truong hop bat ngo xay ra ngoai du kien, khong nen lap ke hoach va theo do ung pho tung ngay, tung gio. Vi du: trong mot chuong trinh to chuc Anniversary, ban phai du phong nhung tinh huong co the xay ra nhu cat dien giua chung, MC den tre, khach moi den som hoac tre hon gio viet trong thiep moi, cac tiet muc bieu dien ket thuc som hoac muon hon du tinh…hoac mot so truong hop “bat kha khang” nhu troi mua…Tat ca deu phai nam trong tam kiem soat cua ban va ban phai co ke hoach du phong de xu ly kip thoi nhung tinh huong khong hay co the xay ra.

event-circle.jpg

Ke hoach linh dong: ban hay tao su linh hoat cho cac chuong trinh PR va “danh cho” cho cac tiet muc” lien hoan thuong le” -thuong di kem voi cac su kien nhu hop bao, hoi nghi thuong nien, trien lam…

Xem xet nhung yeu to, nguon luc uu tien hang dau: nhan luc de thuc hien, vat tu-nguyen lieu thuong di kem voi supllier, nguon tai chinh. Day la 3 nguon luc co ban va phai duoc uu tien hang dau trong bat cu chuong trinh PR nao.

Kiem soat chuong trinh: thuong di kem voi check list va status cua tung tieu muc cong viec. Check list giup ban update duoc tinh hinh chuan bi, vi nhu thuoc do de danh gia cong viec. Ngoai ra no con cung cap cac du lieu ma thong qua do ban co the theo doi chat che cac khoan phi, tham chi co the uoc chung va luong truoc khoan chi phi phat sinh, qua do tao dieu kien cho cac hoat dong phan bo chi phi ve sau cho tung cong viec. Co 2 cach de giup ban nam ro status chuan bi cua chuong trinh: bang cap nhat thong tin( co the goi nom na la “bang cham cong”) va ma so cong viec. Bang cap nhat thong tin danh cho tat ca nhan su thuc hien chuong trinh. Hang ngay, ho se update thong tin cu the nhu ten cac tieu muc cong viec(job title), ma so cong viec(job code), tinh trang(status),cac buoc thuc hien ke tiep (next steps), thoi han hoan tat(deadline)…Bang cap nhat thong tin dong vai tro la mot he thong canh bao, giup ban du doan nhung hoat dong co kha nang bi cham tre va danh gia duoc nguon nhan luc dang su dung cho chuong trinh.Ben canh do, ma so cong viec la mot hinh thuc dat ten cho tung cong viec dua tren cac yeu to nhu ten event, ten khach hang, the loai cong viec, thoi gian phat sinh, timeline, trinh tu cong viec…Hinh thuc nay rat huu ich cho viec giup ban nhan dien nhung khoan chi phi phat sinh co lien quan va kiem soat duoc budget cua chuong trinh.Vi du: trong chuong trinh Anniversary, de len budget va timline cho phan decor thi ban se dung job code de phan loai cong viec nhu sau: phan decor trong giai doan chuan bi bao gom design logo(cua event), invitation, leaflet, brochure, wrapper cho moi building(office), gift…se finish vao 10/11 va phan decor noi se dien ra event: banner, poster, backdrop, decor bong bong va hoa xung quanh…timeline la 20/11. Ban dung job code de phan loai cac tieu muc job nay nhu D1logo1011, D1invite1011,D1leaflet1011…hoac D2ban2011,D2pos2011,D2back2011…Ban co the dat bat cu job code nao mien sao de nho, de thuoc, de hinh dung.

Tom lai, ban co the dung phuong phap cua Frank Jefkins de lap ke hoach PR mot cach co he thong gom 6 diem co ban nhu sau:

  1. Danh gia tinh hinh
  2. Thiet lap muc tieu
  3. Xac dinh doi tuong cong chung
  4. Lua chon phuong tien truyen thong.
  5. Hoach dinh ngan sach
  6. Danh gia ket qua.

Luu y

Cac doi tuong cong chung(target) phai line quan den nhung muc tieu duoc xac lap(opportunities).

Cac phuong tien truyen thong duoc su dung phai gan voi muc tieu va target .

Xem xet cac rang buoc ve ngan sach khi xay dung ke hoach. Trong mot chung muc nhat dinh, budget dua ra co the dong vai tro quyet dinh doi voi cac yeu to con lai nhu target, program, media…

Day chinh la cac dieu can luu y de ban co mot proposal kha hoan chinh cho bat ki mot chuong trinh PR nao.

48 cau hoi truoc khi tao su kien

Một số bí quyết để tổ chức events thành công

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

Theo dõi

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: